We are On IT verzamelt uitsluitend de strikt noodzakelijk te verstrekken persoonsgegevens.
Meest recente update: 19 oktober 2026
Deze privacy policy is opgesteld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming of GPDR (AVG)).
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van www.weareonit.com/smb en op de specifieke verwerkingsactiviteiten die in deze verklaring worden beschreven.
Wanneer een wijziging betrekking heeft op een verwerking waarvoor toestemming vereist is, wordt, indien nodig, opnieuw geldige toestemming gevraagd. Andere wijzigingen worden meegedeeld op een wijze die passend is in het licht van de aard en de impact van de wijziging.
Te allen tijde kan van de verwerkingsverantwoordelijke meer informatie over het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens worden gevraagd:
On IT
Jan van Gentstraat 7, 302
2000 Antwerpen
België
info@weareonit.com
De website www.weareonit.com/smb verwerkt persoonsgegevens die gebruikers zelf verstrekken, bijvoorbeeld wanneer zij contact opnemen via het contactformulier, en gegevens die automatisch worden verzameld bij het gebruik van de website.
Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten en diensten kunnen deze gegevens onder meer betrekking hebben op voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, IP-adres, cookies en gebruiksgegevens. De concrete gegevenscategorieën die voor elke verwerkingsactiviteit worden verwerkt, worden nader toegelicht in de betreffende onderdelen van deze privacyverklaring.
Wanneer bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk zijn om een verzoek te behandelen of een overeenkomst uit te voeren, wordt dit waar relevant aangegeven. Het niet verstrekken van deze gegevens kan ertoe leiden dat het verzoek niet of niet volledig kan worden behandeld, of dat de overeenkomst niet kan worden uitgevoerd. Facultatieve gegevens kunnen worden weggelaten zonder dat dit op zichzelf gevolgen heeft voor de behandeling van het verzoek.
Als gebruikers niet zeker weten welke persoonsgegevens verplicht verstrekt moeten worden, kunnen zij contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke.
Het gebruik van Cookies – of andere tracking tools – door www.weareonit.com/smb of door de eigenaren van de diensten van derden die worden gebruikt door www.weareonit.com/smb dient om de door de gebruiker gevraagde dienst te verlenen, naast de andere doelen die in dit document en in het Cookiebeleid worden aangegeven, indien daarvan sprake is.
De verwerkingsverantwoordelijke neemt passende beveiligingsmaatregelen om onbevoegde toegang tot, bekendmaking, wijziging of vernietiging van de gegevens zonder toestemming te voorkomen. De verwerking van de gegevens vindt plaats met gebruik van computers en/of IT-tools, waarbij organisatieprocedures en werkwijzen worden gevolgd die nauw aansluiten op de aangegeven doelen.
Persoonsgegevens kunnen toegankelijk zijn voor bevoegde medewerkers en externe dienstverleners die betrokken zijn bij de uitvoering van de verwerkingsactiviteiten. Wanneer deze dienstverleners persoonsgegevens verwerken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, treden zij op als verwerker en worden de toepasselijke contractuele en wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming nageleefd. De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.
De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat overeenkomstig artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van het doel van de verwerking kan dit onder meer zijn:
Indien een verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan de betrokkene deze toestemming op elk moment intrekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
De toepasselijke rechtsgrond wordt, waar relevant, nader toegelicht bij de beschrijving van de specifieke verwerkingsactiviteit.
Met het oog op de werking, beveiliging en het onderhoud van de website kunnen www.weareonit.com/smb en de betrokken technische dienstverleners systeemlogboeken registreren en technische gegevens verwerken, zoals IP-adressen, tijdstippen van verzoeken en informatie over de gebruikte browser of het besturingssysteem. Deze gegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de werking en beveiliging van de website en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor deze doeleinden, rekening houdend met eventuele wettelijke verplichtingen.
Persoonsgegevens worden verwerkt op de locaties waar de verwerkingsverantwoordelijke en de betrokken dienstverleners hun activiteiten uitvoeren. De verwerkingslocatie kan verschillen naargelang de gebruikte dienst en de betrokken gegevens.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), gebeurt dit overeenkomstig de voorwaarden van hoofdstuk V van de AVG. Afhankelijk van de omstandigheden kan dit bijvoorbeeld gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen.
Betrokkenen kunnen bij de verwerkingsverantwoordelijke bijkomende informatie opvragen over eventuele internationale doorgiften en de toepasselijke waarborgen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verder worden verwerkt, rekening houdend met de toepasselijke wettelijke verplichtingen en eventuele noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.
Daarom gelden de volgende uitgangspunten:
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd of, indien verdere bewaring voor een gerechtvaardigd doel noodzakelijk is en anonimisering volstaat, onomkeerbaar geanonimiseerd.
De rechten van betrokkenen, waaronder het recht op inzage, rectificatie en gegevenswissing, worden uitgeoefend overeenkomstig de voorwaarden en uitzonderingen van de GPDR (AVG).
Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om de website en de aangeboden functionaliteiten te laten werken, vragen en aanvragen te behandelen, overeenkomsten voor te bereiden of uit te voeren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen, de beveiliging van de website te waarborgen en misbruik of frauduleuze activiteiten te voorkomen.
De verwerkers, hun locatie, specifieke doeleinden en, waar relevant, de toepasselijke rechtsgrond en bewaartermijn worden nader beschreven in de onderstaande tabel.
On IT heeft overigens een volledig en gedetailleerd verwerkersregister op aanvraag beschikbaar.
| naam | doel | verwerkte persoonsgegevens | rechtsgrond | bewaartermijn | Verwerkings-locatie | Privacy-beleid |
|---|---|---|---|---|---|---|
| On IT Online contactformulier |
het beantwoorden en opvolgen van informatieverzoeken, offerteaanvragen en andere verzoeken die via het contactformulier worden ingediend. | voornaam, achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer, voor zover deze gegevens worden ingevuld | de uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene wanneer het verzoek betrekking heeft op een mogelijke overeenkomst, of het gerechtvaardigd belang om andere verzoeken te behandelen en op te volgen, voor zover de toepasselijke voorwaarden zijn vervuld. | De persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling en opvolging van het verzoek, rekening houdend met eventuele verdere contractuele relaties en toepasselijke wettelijke bewaarplichten. | België | link |
| ActiveCampaign | het beheren en verzenden van marketingcommunicatie, het automatiseren en personaliseren van communicatie en, indien van toepassing, het analyseren van de interactie met deze communicatie. | naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het verzenden, personaliseren en beheren van de communicatie. Indien tracking wordt toegepast, kunnen ook gegevens over het openen van e-mails, het aanklikken van links en andere interacties met de communicatie worden verwerkt. | toestemming of een andere toepasselijke rechtsgrond, afhankelijk van het type communicatie en de omstandigheden. De toepasselijke Belgische regels voor elektronische marketingcommunicatie worden nageleefd. | de gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de betreffende marketingdoeleinden, rekening houdend met de intrekking van toestemming, een uitschrijving of bezwaar en eventuele wettelijke verplichtingen. | link | |
| WebinarGeek | het organiseren, aanbieden en opvolgen van webinars, het beheren van inschrijvingen, het communiceren met deelnemers en het analyseren van de deelname en interactie met webinars. | naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie en andere gegevens die via het registratieformulier worden verstrekt. Daarnaast kunnen technische gegevens, registratiegegevens en gegevens over aanwezigheid, kijkgedrag en interactie met het webinar worden verwerkt. | toestemming, de uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene of het gerechtvaardigd belang om webinars te organiseren en verzoeken van deelnemers te behandelen, afhankelijk van het doel en de omstandigheden van de verwerking. Voor het afzonderlijk verzenden van marketingcommunicatie wordt waar vereist toestemming gevraagd. | de gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de organisatie en opvolging van het webinar en voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld, rekening houdend met een eventuele intrekking van toestemming, uitschrijving of bezwaar en eventuele wettelijke verplichtingen. | link |
Zie het cookiebeleid voor meer informatie.
Voor het voeren van het selectieproces worden enkel noodzakelijke sollicitatiegegevens verwerkt voor het gerechtvaardigd belang inzake de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat en eventueel het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Na aanwerving worden persoonsgegevens verwerkt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen als werkgever.
Persoonsgegevens van niet-weerhouden kandidaten kunnen onder meer bestaan uit identificatie- en contactgegevens, cv’s, motivatiebrieven, correspondentie, interviewnotities en assessmentresultaten.
Deze gegevens worden bewaard gedurende het selectieproces en tot maximaal 12 maanden na de afsluiting van de betrokken sollicitatieprocedure, voor zover deze termijn noodzakelijk en gerechtvaardigd is voor de afhandeling van het selectieproces en de eventuele verdediging van rechtsvorderingen. Daarna worden de gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is of op een andere geldige rechtsgrond berust.
Bovenstaande gegevens worden bewaard plus arbeidsovereenkomst, Dimona-aangifte, loon- en verloningsgegevens, evaluaties, opleidingscertificaten, verzuim- en verlofgegevens en andere documenten noodzakelijk voor de personeelsadministratie.
Bijzondere categorieën persoonsgegevens worden niet doelgericht verzameld, tenzij dit noodzakelijk is en de verwerking voldoet aan de toepasselijke voorwaarden van artikel 9 AVG en de relevante Belgische wetgeving. Wanneer dergelijke gegevens ongevraagd worden verstrekt, wordt beoordeeld of en in welke mate verdere verwerking noodzakelijk en rechtmatig is.
Persoonsgegevens in personeelsdossiers worden bewaard gedurende de tewerkstelling en tot 2 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst of zolang verdere bewaring noodzakelijk is voor de personeelsadministratie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Voor specifieke documenten kunnen afzonderlijke wettelijke bewaartermijnen gelden. Zodra bewaring niet langer noodzakelijk of wettelijk vereist is, worden de gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.
Sollicitatie- en personeelsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde HR-omgeving en als vertrouwelijk behandeld. De toegang is beperkt tot medewerkers van HR, de rechtstreeks betrokken leidinggevenden en de directie, voor zover toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken, de toepasselijke wettelijke verplichtingen en de betreffende dienst.
Personeelsadministratieve verwerkingen worden deels uitbesteed aan een sociaal secretariaat.
| naam | doel | verwerkte persoonsgegevens | rechtsgrond | bewaartermijn | Verwerkings-locatie | Privacy-beleid |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Acerta (sociaal secretariaat) | personeelsadministratieve verwerkingen | België | link | |||
| Bullhorn | Opslaan van sollicitatie- en personeelsgegevens. | link |
Voor vragen over de verwerking van sollicitatie- en personeelsgegevens of voor de uitoefening van rechten op grond van de AVG kan de betrokkene contact opnemen met de HR-verantwoordelijke via Hradmin@weareonit.com. Verzoeken worden behandeld overeenkomstig de procedure onder artikel 7.2 van deze privacyverklaring en de toepasselijke wettelijke termijnen.
Betrokkenen kunnen, overeenkomstig de voorwaarden en uitzonderingen van de AVG, de volgende rechten uitoefenen met betrekking tot hun persoonsgegevens:
Verzoeken tot uitoefening van de rechten kunnen kosteloos worden gericht aan de verwerkingsverantwoordelijke via de contactgegevens in deze privacyverklaring.
De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven, in beginsel binnen één maand na ontvangst. Indien nodig kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. De betrokkene wordt binnen één maand na ontvangst van het verzoek geïnformeerd over een eventuele verlenging en de redenen daarvoor.
Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke redelijke twijfels heeft over de identiteit van de verzoeker, kan aanvullende informatie worden gevraagd die noodzakelijk is om de identiteit te bevestigen.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de behartiging van gerechtvaardigde belangen, kan de betrokkene op grond van zijn of haar specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking. De verwerkingsverantwoordelijke staakt de verwerking, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of tenzij de verwerking verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kan de betrokkene op elk moment en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen deze verwerking. Na een dergelijk bezwaar worden de persoonsgegevens niet langer voor direct marketingdoeleinden verwerkt.
De verwerkingsverantwoordelijke kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen, of om zich te verdedigen tegen juridische aanspraken.
Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan bevoegde overheidsinstanties of gerechtelijke autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer hiervoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.
De website www.weareonit.com/smb maakt gebruik van cookies en, waar van toepassing, andere trackingtechnologieën. Meer informatie over de gebruikte cookies en trackers, hun doeleinden, bewaartermijnen, betrokken dienstverleners en de wijze waarop toestemming kan worden gegeven, geweigerd of ingetrokken, is beschikbaar in het afzonderlijke Cookiebeleid.
Niet strikt noodzakelijke cookies en trackers worden uitsluitend geplaatst of uitgelezen nadat de vereiste geldige toestemming is verkregen.
Camerabeelden worden verwerkt met het oog op de beveiliging van personen en goederen, de bescherming van de bedrijfsgebouwen en het voorkomen, vaststellen en onderzoeken van incidenten, zoals diefstal of ongeoorloofde toegang. De beelden worden uitsluitend gebruikt voor deze doeleinden en andere doeleinden die wettelijk zijn toegestaan.
Camerabeelden worden in beginsel maximaal 30 dagen bewaard, overeenkomstig de toepasselijke Belgische regelgeving. Wanneer beelden noodzakelijk zijn voor het onderzoek naar een incident, een gerechtelijke procedure of het onderbouwen van een rechtsvordering, kunnen de relevante beelden langer worden bewaard voor zover dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk blijft. De verdere bewaring wordt beperkt tot de betrokken beelden en de periode die noodzakelijk is voor het betreffende doel.
De toegang tot camerabeelden is beperkt tot bevoegde personen die deze toegang nodig hebben voor de beveiliging, de opvolging van incidenten of andere wettelijk toegestane doeleinden. De toegang tot en het gebruik van de beelden worden beperkt tot wat noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Betrokkenen kunnen hun rechten op grond van de AVG uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke via de contactgegevens in deze privacyverklaring. De uitoefening van deze rechten is onderworpen aan de toepasselijke voorwaarden en uitzonderingen van de AVG.
Betrokkenen kunnen daarnaast een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer zij van mening zijn dat hun persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke regelgeving worden verwerkt.
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, punt 1, van de AVG.
Gebruiksgegevens: Technische gegevens en informatie over het gebruik van de website die automatisch kunnen worden verzameld, zoals IP-adressen, tijdstippen van verzoeken, opgevraagde pagina’s, browser- en besturingssysteemgegevens en informatie over de navigatie op de website, voor zover deze gegevens daadwerkelijk worden verwerkt.
Gebruiker: De persoon die gebruikmaakt van www.weareonit.com/smb die, tenzij anders is aangegeven, samenvalt met de betrokkene.
Betrokkene: De natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Gegevensverwerker: De natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die namens de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zoals beschreven in deze privacy policy.
Verwerkingsverantwoordelijke: De natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die, alleen of samen met anderen, de doeleinden van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. De identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke wordt vermeld in artikel 2 van deze privacyverklaring.
www.weareonit.com/smb (of deze Applicatie): De middelen waarmee de persoonsgegevens van de gebruiker worden verzameld of verwerkt.
Cookies: Cookies zijn Trackers die bestaan uit kleine gegevenssets die in de browser van de gebruiker worden opgeslagen.
Tracker: En technologie die wordt gebruikt om informatie op een apparaat op te slaan of uit te lezen, of om het gedrag of de interacties van gebruikers te volgen, zoals cookies, webbakens of vergelijkbare technologieën.
"*" geeft vereiste velden aan
