Wat is Microsoft Teams Rooms (MTR)?
In tegenstelling tot een klassieke ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) opstelling – waarbij een medewerker zijn eigen laptop moet inpluggen – is een Microsoft Teams Room een toegewijd, slim vergadersysteem dat permanent in de ruimte geïnstalleerd staat.
Het systeem draait op gecertificeerde hardware en is direct gekoppeld aan de Outlook- of Teams-agenda van de specifieke vergaderzaal.
Het grootste voordeel? One-Touch Join. Medewerkers wandelen de zaal binnen, drukken op het touchpanel op de knop ‘Deelnemen’ en de vergadering start meteen. De laptop hoeft in principe niet eens uitgepakt te worden.
De 3 basistypes vergaderruimtes (en hoe u ze inricht)
Geen twee vergaderzalen zijn identiek. Een succesvolle inrichting vertrekt altijd vanuit de grootte van de ruimte en het doel van de bijeenkomsten:
1. Huddle Spaces & Kleine overlegruimtes (2 tot 4 personen)
Voor snelle afstemmingen en korte brainstorms is een complexe installatie overbodig.
De opstelling: Een compacte, alles-in-één soundbar (met geïntegreerde 4K-camera, microfoons en luidsprekers) gecombineerd met een professioneel display van 55 inch en een overzichtelijk touch-bedieningspaneel op tafel.
Het resultaat: Een frictieloze ervaring voor snelle, informele calls zonder technische drempels.
2. Standaard Vergaderzalen (6 tot 12 personen)
De klassieke kantoorzaal waar de meeste interne en externe besprekingen plaatsvinden.
De opstelling: Een krachtige vergaderbar of losse AI-gestuurde camera boven of onder het scherm, aangevuld met slimme microfoons op tafel of tegen het plafond om ieders stem helder op te vangen. Vaak wordt hier gekozen voor een dual-display opstelling: één scherm voor de deelnemers en één scherm voor de gedeelde presentatie of documenten.
3. Raadzalen & Grote presentatieruimtes (12+ personen)
Grote ruimtes binnen overheden of directiekamers stellen hoge eisen aan audiokwaliteit en beelddekking.
De opstelling: Meerdere gecertificeerde plafondmicrofoons, intelligente PTZ-camera’s (Pan-Tilt-Zoom) die automatisch inzoomen op de persoon die spreekt (speaker tracking), en grote commerciële schermen of interactieve touchdisplays voor hybride whiteboard-sessies.
Waarom consumentenschermen en losse webcams niet volstaan
Veel organisaties proberen te besparen door een standaard TV-scherm en een consumentenwebcam op te hangen. In een professionele context leidt dit op termijn vrijwel altijd tot frustraties:
Inbranden en helderheid: Commerciële displays zijn ontworpen om 16 tot 24 uur per dag aan te staan zonder inbranden of kwaliteitsverlies, en beschikken over een anti-reflectielaag tegen invallend zonlicht.
Slimme AI-functies: Gecertificeerde Teams Rooms hardware maakt gebruik van AI voor framing en ruisonderdrukking. Achtergrondgeluiden (zoals het tikken op een toetsenbord of voorbijrijdend verkeer) worden automatisch weggefilterd, terwijl iedereen in de zaal evenredig in beeld wordt gebracht (Front Row-weergave).
Centraal IT-beheer: Omdat de apparatuur draait op beheerde software, kan uw IT-afdeling of Managed Service Partner het systeem op afstand monitoren, updaten en ondersteunen via het Microsoft Teams Admin Center.
Integratie met draadloos presenteren en documentstromen
Een moderne vergaderzaal stopt niet bij videobellen allein. Tijdens besprekingen moeten medewerkers snel en veilig documenten kunnen delen:
Draadloos delen: Geen losse kabels of dongles meer op tafel. Presenteren gebeurt direct via de Teams-app op de laptop of smartphone.
Koppeling met Ricoh & Cloud-omgevingen: Aantekeningen gemaak op een interactief Teams-touchscreen worden na de vergadering met één druk op de knop geëxporteerd naar SharePoint of rechtstreeks doorgestuurd naar de Ricoh-multifunctional voor een fysieke afdruk.
Hoe On IT Corp & Gov uw vergaderzalen transformeert
On IT Corp & Gov begeleidt KMO’s en overheden van A tot Z bij het moderniseren van hun hybride werkplekken en vergaderruimtes:
Analyse op locatie: We bekijken de akoestiek, belichting, bekabeling en zaalafmetingen van uw kantoor.
Advies op maat: We selecteren de juiste gecertificeerde hardware (zoals Yealink, Neat of Logitech) en commerciële displays.
Professionele installatie: Onze audiovisuele en netwerkspecialisten verzorgen de volledige montage, bekabeling en IT-configuratie.
Proactief beheer: Wij zorgen dat de systemen up-to-date en veilig blijven, zodat uw medewerkers elke dag zorgeloos kunnen vergaderen.
Maak van uw vergaderzalen een professioneel visitekaartje
Wilt u een einde maken aan technische storingen in uw vergaderruimtes en uw medewerkers laten genieten van de eenvoud van Microsoft Teams Rooms?