Deze blog is onderdeel van de reeks. Bereikbaarheid in de praktijk
Lees ook in deze reeks
Teams, smartphones, videovergaderingen, chat, e‑mail, telefoon … We hebben vandaag meer communicatietools dan ooit.
En toch hoor je dit steeds vaker:
- “Ik krijg niemand te pakken.”
- “Bel later nog eens.”
- “Stuur maar een mail.”
Hoe kan het dat bereikbaarheid moeilijker lijkt te worden, terwijl iedereen voortdurend online is?
Op papier klopt alles
In veel organisaties ziet het plaatje er goed uit:
- medewerkers werken met Microsoft Teams
- telefonie is in veel organisaties al (gedeeltelijk) gemoderniseerd
- klanten kunnen bellen, mailen of chatten
- iedereen is mobiel en flexibel bereikbaar
Maar in de praktijk loopt het anders.
- Een medewerker zit in een meeting, maar blijft toch telefoontjes krijgen.
- Een klant belt, wordt doorgeschakeld en komt uit op voicemail.
- Een collega stuurt een chat terwijl jij aan het bellen bent.
En niemand weet echt wie op dat moment beschikbaar is (of via welk kanaal). Of iemand is wel bereikbaar, maar heeft geen vaste werkplek, zoals een technieker of magazijnmedewerker. Ook daar verloopt communicatie vaak via omwegen.
Het resultaat? Frustratie bij medewerkers, onduidelijkheid voor klanten en tijd die verloren gaat zonder dat iemand daar beter van wordt.
Dit is geen kwestie van “beter gebruiken”
Vaak klinkt het zo: “Onze mensen moeten Teams gewoon slimmer gebruiken.” Maar dat is zelden het echte probleem.
De oorzaak zit niet bij de gebruiker, maar bij hoe communicatie vandaag is georganiseerd:
- tools bestaan naast elkaar
- niemand ziet wanneer iemand écht bereikbaar is, of via welk kanaal
- bereikbaarheid houdt geen rekening met wat iemand op dat moment doet
- en communicatie verloopt vooral op basis van toeval
Je kan perfect “online” zijn en tegelijk totaal onbereikbaar.
Waarom dit intussen een businessprobleem is
Slechte bereikbaarheid is geen detail. Het heeft impact op klantbeleving, efficiëntie, interne samenwerking, focus en rust bij medewerkers.
Voor klanten voelt het alsof een organisatie niet goed afgestemd is. En voor medewerkers voelt het alsof ze altijd bereikbaar móéten zijn, zonder controle over hoe. En precies daar wringt het schoentje.
De vraag die steeds vaker terugkomt
Wat als bereikbaarheid:
- niet afhangt van toeval?
- rekening houdt met context en beschikbaarheid?
- meebeweegt met hoe mensen vandaag werken: hybride, mobiel, in meetings?
Steeds meer organisaties botsen op die vraag. En steeds vaker merken ze dat dit niet opgelost raakt door nóg een extra tool toe te voegen.
Wordt vervolgd
Dit probleem is geen uitzondering. Het is structureel ontstaan en het is perfect verklaarbaar. Daar heeft men zelfs een overkoepelende term voor.
Maar daar gaan we in een volgende blog dieper op in.
Loopt bereikbaarheid in jouw bedrijf vaak stroef?
Dan is de kans groot dat de oorzaak in de structuur zit, niet in de tools. We bekijken graag hoe dat bij jullie zit.
Contacteer ons of laat je gegevens achter.
"*" geeft vereiste velden aan
